Guide: Arrangera ett event

Att anordna och delta i events är en rolig aspekt av geocaching. Folk med ett gemensamt intresse träffas under givna förhållanden, umgås, loggar cacher tillsammans och har det trevligt. Det hela gör geocachingen mer personlig, intressant och mångsidig.

Det roliga med events är också att de inte behöver skapas av någon speciell anledning. Många större event har en koppling till någon helgdag eller dylikt, men faktum är att vem som helst kan starta ett event när som helst, och det kan då vara frågan om något så enkelt som en picknick där alla tar med sin egen mat.

Men vad krävs egentligen för att anordna ett event? Den här sidan guidar dig igenom processen, ger tips och förslag, och hjälper dig skapa en lyckad träff.

Tänk efter först

För det första, släng inte upp ett event utan att vara förberedd. Det krävs tid och planering att ordna ett lyckat event, och även om det bara är frågan om en snabb och enkel träff under fria förhållanden är det bra att på förväg veta vad man som arrangör kan förvänta sig. Ta dig tid att reflektera över följande:

  • Eventets storlek – Hur många deltagare kan du förvänta dig? Geocachare kan och bör ange ”Will attend” om de tänker dyka upp, vilket ger dig som arrangör en bild av antalet deltagare. Men samtidigt har man sällan en korrket bild förrän i sista minuten då många loggar väldigt sent, och även då bör man räkna med att det dyker upp ännu fler, så du har eventuellt material till aktiviteter och dylikt klart.
  • Plats/Lokaler – Var ska eventet hållas? Är det ute i naturen som gäller, eller ska det hyras en lokal? Vad händer om det börjar regna? Mindre event hålls vanligtvis utomhus oberoende av väder och vind, medan den större typen har lokaler att vistas i.
  • Aktiviteter – Vad ska ske under eventet? Oberoende av eventets storlek kan det vara kul med någon form av aktivitet. Se rubriken ”Aktiviteter” för förslag.
  • Mat – i det flesta fall är event så pass långa att mat krävs förr eller senare. Ska det serveras mat under eventet, eller ska folk ta med mat själva? Vem står för en eventuell grill, behöver deltagarna betala något för mat, osv?
  • Boende – Vem säger att ett event endast behöver sträcka sig över en dag? Större event kan ta längre tid. Kom då ihåg att planera för boende och dylikt.
  • Parkering – Hur tar sig deltagarna till eventet, och var ska de göra av eventuella bilar?

Aktiviteter

Vad ska ni hitta på under eventet?

  • Nya cacher – En av de vanligaste aktiviteterna under events är att det placeras ut nya cacher i samband med träffen. Koordinaterna till dessa ges ut under eventet, och tid avsätts för att folk ska hinna gå en eventuell ”cache-slinga” för att logga de nya cacherna direkt. Efter eventet publiceras cacherna på GC.com.
  • Frågesport – Frågesporter är lättsamma och roliga. Ordna till exempel en tipspromenad, eller var lite mer kreativ och hitta på en egen frågelek för att få gång i minglet. Sök gärna på nätet – där finns det massor av förslag på ”isbrytare” och festlekar som även kan passa i cachingsammanhang.
  • Föreläsare – Vid större event kan det finnas någon form av föreläsare på plats, t.ex. någon från Garmin som berättar om företagets produkter.
  • Tävlingar – En tävling är alltid roligt. Den vanligaste formen är, förutom ovan nämnda frågesporter och tipspromenader, att priser lottas ut. Se rubriken ”Sponsorer” längre ner om du söker priser till tävlingar.
  • Det sociala i fokus – I vissa fall kanske det inte behövs några specifika aktiviteter alls. Det kan vara nog att sitta och äta medhavd mat på en gräsmatta i solen. Ett event är vad man gör det till!
  • CITO – Slutligen har vi en av de kanske mest viktiga aktiviteterna inom geocaching: Cache In Trash Out. Så kallade CITO-event hålls årligen runt om i världen, men vem som helst kan arrangera dem när som helst. Syftet med CITO-events är att städa upp i naturen; geocachare samlas och plockar under några timmar upp skräp inom förutbestämda områden.

Coin- och TB bord

Oberoende av övriga aktiviteter är det närmast standard att events har ett så kallat coin- och TB bord. Här kan deltagare lägga fram sina medhavda coins och Travel Bugs, och andra kan sedan notera de många koderna och logga ”discovered” efter eventet för att indikera att de sett coinen och TB:na i fråga. Det brukar även vara fritt fram att ta med sig coin och TB:n från bordet hem för att föra vidare till nya cacher.

Lägg ut eventet och fixa cachebeskrivningen

Nu har du en överblick över ditt event och vad som ska ske under det. Då är det dags att offentliggöra det!

Att starta ett event är egentligen lika enkelt som att lägga ut en cache. Men istället för att välja ”traditional” eller ”multicache” väljer man ”event” när man sätter upp cachesidan, och istället för att ange koordinaterna till en behållare anger man koordinaterna för mötesplatsen.

Glöm inte att:

  • Fylla i datumet för när eventet går av stapeln i fältet för detta.
  • Ange klockslaget för eventets start och eventuellt även slut i cachebeskrivningen.
  • Beskriva mötesplatsen i text för att inte förlita sig enbart på koordinaterna.
  • Ange vad deltagare bör ha med sig, t.ex. kläder efter väder, mat, osv.
  • Ange om det kostar något att delta, och i så fall vad och varför.
  • Berätta vad som ska ske under eventet.
  • Offentliggöra eventuella sponsorer.
  • Specificera parkeringsmöjligheterna.

Ett event bör dessutom publiceras minst två veckor före eventdagen.

Men tänk om ingen kommer!

Visst vore det tråkigt om ingen dök upp efter att man planerat och startat ett event? Men bara lugn, det lär inte hända. Man brukar säga att om man startar det kommer folk att dyka upp, och det stämmer verkligen. Inte ens på mer avlägsna platser lär det bli helt folktomt, även om antalet deltagare självklart kommer att påverkas. Här är några faktorer som kan vara värda att ha i åtanke:

  • Platsen – En storstad lär självklart leda till fler besökare än ute på landet.
  • Datumet – Vardagar eller helger, helgdagar eller semestertider? Tänk på att alla kanske inte har tid alltid.
  • Tiden på dygnet – Tidigt på kvällen brukar vara ett bra tidspunkt, eller runt middagstid om det är ett längre event.
  • Kraven på besökarna – Ju mindre kraven är på besökarna, desto större är oddsen att fler tar sig tiden att dyka upp.
  • Aktiviteter och saker som lockar – Tävlingar och lekar är kul, större arrangemang ännu bättre. Locka med priser, gratis mat och dricka, osv. som sponsorer bidragit med.

Sponsorer

Är det frågan om ett lite större event kan det vara värt att söka upp potentiella sponsorer. Är det dessutom ett årligen återkommande event kan en sponsor eller två närmast bli en självklarhet.  Mindre event brukar dock inte ha några sponsorer delaktiga, även om det självklart kan vara värt ett försök att skaffa några ändå.

Men hur går man egentligen tillväga för att få sponsorer? Här är några förslag:

  • Fundera över vem som kan vara intresserad – Då event vanligtvis är högst lokala kan det vara värt att kolla in lokala butiker och återförsäljare. Sportbutiker är bra i geocachingsammanhang. Lite mindre, lokala företag brukar även vara lättare att locka till sig än större kedjor.
  • Kontakta rätt person – Vid mindre butiker och dylikt, kontakta ägaren personligen. För större sammanhang, leta reda på företagets PR-ansvarige. Börja med att söka på företagets hemsida och utöka sedan med att söka på andra ställen, både online och offline.
  • Formulera dig väl – Skickar du iväg ett mejl, se då till att det är korrekt skrivet, både gällande informationen du anger och hur det är formulerat. Glöm inte nämna vad det är frågan om, varför de skulle vara intresserade, vad du önskar av dem, osv.
  • Var öppen – Var öppen till förslag och håll en dialog med personen/företaget i fråga. Ibland är det dessutom lättare med telefon än med e-post.
  • Klargör det praktiska – Innan du kan gå ut med att du skaffat en sponsor, se till att ni är överens om vad som gäller, vad sponsorn bidrar med, hur eventuella priser ska hamna i vinnarnas händer, etc.

Efter eventet

Eventdagen kom och gick, ni hade en rolig dag och det är nu dags att smälta upplevelsen. Men finns det mer som kan och bör göras i efterhand?

  • Städning – Lämna naturen som den var när ni kom!
  • Arkivera eventet – Ett event förväntas arkiveras av arrangören inte mer än en månad efter att det hölls. Däremot bör du heller inte arkivera det direkt. Låt folk logga ”attended” och tacka för det trevliga arrangemanget.
  • Skriv om dagen och skicka in till GeoBloggen – Berättelser från events är roliga att läsa, så varför inte höra av dig och skicka in en summering av eventet som kan publiceras här på bloggen?